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唤醒管理意识,学习改善能力——作一个合格的管理干部

发布时间:2015/1/23 10:55:02发布者:广西田园

 

文/李卫国

2001年12月6日


1  序言 

几年来田园公司一直有一个怪圈,每年年初公司费尽千辛万苦写了一个制度或办法发布,春节后一开始运转,就丢到了一边;等下半年反思工作中出现的失误时,我们会发现,许多发生的失误都是因为我们违反了年初制定的规章或制度,甚至有许多是公司在98年就定下的有效合理的制度。每年下来到年终,我们的中高层管理干部有几个对照年初计划认真总结过自己部门的工作,并能书面提出系统、建设性的改进方案的?光会发牢骚是小孩子的做法。田园公司发展到今天,管理已经成为一个制约发展的决定性的因素。我们已经拥有自己一定的技术、人才和财力等资源;凭借这几年建立的信誉我们又拥有了许多我们可以运作的资源。我们目前工作的关键是如何管理好自己现有的和可以运作的资源,管理好不断快速被吸纳进公司的新资源和新增的可运作资源,对其进行有效组织,使其发挥最大的协作优势。

航空母舰不能由一条条小船绑成;大企业不是小企业的简单叠加,不是简单的人数增加和产品增加。需要材料升级,手段升级,管理升级。田园公司这几年的发展就好像是个建筑队,一开始做得是小工程,只要有几个砌砖工砌砖抹缝,剩下的当小工打下手就行了。后来工程越做越大,原来的砌砖工去打桩立柱浇粱建框架去了,这时原来的一大批小工就要提拔起来 砌砖抹缝、建框架;如果这批人成长不起来,不能尽快作好砌墙抹缝、建框架的工作,所建的建筑物就会到处漏水,透气,歪斜,局部或全部倒塌。公司发展到今天,需要一批浇粱立柱建框架的人成长起来——这就是我们的中层干部;更需要大一批能砌砖抹缝的人成长起来——这就是我们的基层干部。没有一批中层 干部的和基层干部的成长,田园公司是不可能再做大了。田园公司发展到今天为止,遇到的很多问题都是因为我们的管理干部,主要是中高层管理干部包括我们经营班子在内的高层管理干部缺乏管理意识和改善工作的能力。“兵熊熊一个,将熊熊一窝”,因此对于田园公司负责一个组织单元的管理干部,尤其是负责一个部门的中高层管理干部,“唤醒管理意识,学习改善能力”是公司进一步发展的关键中的关键。关于管理,关于一个合格的管理干部应具备的素质,各类书籍,各家学说都有浩如烟海,各式各样的论述。公司将采取外请老师授课和推荐书目给大家自学,讨论等方式帮助大家学习管理的知识。在此,我从田园公司的实际情况出发,根据个人的学习 和实践经历,谈一些自己的体会,介绍一些实践中需要掌握的要点,希望能对大家的学习有所帮助。

2  管理干部必须具有强烈的管理意愿 

我们要求的管理“意识”中的意就是指意愿,心志,志向。管理干部首先必须有强烈的从事管理工作的意愿和志向,对管理必须首先有热情和激情。必须是争着想做这一岗位工作的。联想集团要求在中层的干部要有上进心——要是那种哭着、喊着、争着要进步的人;要求在高层的干部有事业心——要把工作当作事业而非仅是谋生的手段。这都说明了拥有管理意愿的重要性。意愿和志向对一个管理干部的成就起着至关重要的作用,它是一个管理干部的内驱力,它是一个人的发动机,发动机的质量和力量决定了一个人的成就和发展前途。孔子早就讲过,“三军可以夺帅,匹夫不可夺志”,强调志向对一个人的重要性。曹操在与刘备煮酒论英雄时曾评述到:“夫英雄者,胸怀大志,腹有良谋;有包藏宇宙之机,吞吐天地之志”。把拥有“大志”作为英雄的首要条件。没有英雄的志向,是扶不起来的,即使作了皇帝,最后还是要下来的,乐不思蜀的阿斗就是个例子。在田园公司作一名管理干部的人,尤其是中高层干部,虽不说可以算作个英雄,但也可以是个人杰了。如果身为公司的管理干部没有管理意愿和志向,胸无大志,自己都 没有激情,怎么可能激励部属做好本部门的工作呢?公司能做的工作只是给有理想,有抱负,且其理想和抱负与公司目标一致的管理干部提供舞台,创造条件。本身没有志向的管理干部是扶不起来的,他的前途只能是被淘汰。选拔和任用干部应该不是公司非要“求着”管理干部干什么,而是要在管理干部渴望干,哭着、喊着、争着要干的基础上,公司给他提供条件支持他干。这样的管理干部才能干出成绩。分配项目,指派干部很容易造成糊弄和敷衍了事。许多国家项目搞不好就是因为项目是国家分配 的,干部是国家指派的缘故。选用干部时采取竟聘的办法,目的就是要将想作干部的人选上来。公司今后若干年将在保持总人数基本不变的前提下,进入人员的调整期,通过筛选淘汰,力争使留下来的每个岗位的员工,特别是管理干部都有强烈的作好本岗工作的意愿,都是能认同并愿意实践公司理念的人。我们公司不是社会收容所,我们只给有共同理念和有理想的员工特别是 管理干部谋一流福利,提供优裕的发展机遇和舞台。责任感是支撑、构成志向和理想的基础,管理干部的志向只有在对家庭、对企业和对社会有强烈的使命感的基础才能上形成。

3  管理干部要有管理的识

 我们要求的“识”即学识,知识或理论。田园公司目前的管理干部特别是中高层干部,都未受过系统的管理理论教育;都是在靠本能或零星获得的一些管理知识在进行管理。随着公司规模的扩大,对管理知识需求已愈来愈加迫切。

对管理我们可以将其理解为一个个PDCA循环。

(1)关于 P P即Plan,指计划、决策、工作程序设计,方案设计,这是管理的首要职能。是将未来要做的事在头脑中反复演练,试验后,根据知识和经验,寻找出一个最佳的方案。凡事“预则立,不预则费”。战前庙算“得算多则胜,少则不胜,何况无算乎?”一个方案没有经过在头脑中反复演练,或在头脑的演练中都无法打通流程,想在实践中获得成功,那只能是靠撞大运,十有八九是要失败的。“胜兵先胜而后求战,败兵先战而后求胜”,讲得就是这个意思。

支持P的三个重要原则或工具:

①一个完整的P应符合 5W1H的要求。一个完整的P应阐明作什么、做到什么程度(What);谁做、谁来检查监督评价(Who);在何时(When);何地(Where);为什么(Why);怎样做、依据什么用、什么方法(How),没有写明这六要素的制度都不会是一个科学有效的P。案例:设备维护规程中的“要定期在转动部位加油”。

②寻找并确立管理项目是P的目标能否被有效实现的关键。要寻找并确立影响P的目标的管理项目,在寻找过程中,必须坚信辩证唯物主义的原则——事物的运动是有规律的,规律是可以认识的。学习西方的思维模式中分析的方法,定量的方法,去思考。摒弃东方混沌,经验性的思维模式。

案例 1 为控制车辆修理费,将修理费与行驶里程挂钩;将单位里程的修理费作为管理项目;

案例 2 为控制送货时的运费,根据各市场经理负责区域的地级市到仓库的距离,确定单件货的费用限额;即将每百公里单件运费额作为管理项目;

案例 3 为保证标签端正,将标签对接误差和距瓶底瓶肩 的距离之差作为管理项目;

案例 4 为衡量仓管员的工作量,将出入库件数作为管理项目;

案例 5 为衡量后勤管理人员的工作量,将其服务的办公室和宿舍面积作为管理项目;

案例 6 为了衡量采购人员的工作,我们将其品种规格物资采购入库的次数,特定月份应付帐款日均余额,原材料年周转次数作为管理项目;

案例 7 为促进销售的快速周转,少占有资金,发出的货物能得到有效销售,我们设立了货款占用天数、最大应收帐款周转次数、退货率等作为管理项目。

③网络图是安排P进程的有效工具 理解节点、作业、关键路径,优化等概念。

(2)关于 D D即Do,行动,实施P的内容;对于管理人员而言,实施P 的过程有赖于公司内外其他人的协作和配合;对管理干部而言,行动和实施本部门或本组织单元的P,更是要通过其他人员的行动来实施。所以这里的D表现出的行为是:组织和领导,通过组织和领导他人来完成P的内容,自己往往也在其中具体做一部分工作。对于管理干部来讲,行动实施需要作好下列工作:

①合理配置资源使P中的每项工作都有合适的人承担;使所属的人员和其 他资源都得到很好的发挥。

②教育,培训必须准确地向相关员工传达P中要求的行动内容和标准;确保员工已完全理解,接受了P中的要求;确保员工已记住了P中的要求;训练员工的行为,使之符合P的要求;反复宣传,反复培训使员工符合P的行为固化成素养;信息传递过程中会有失真,要确保信息传递过程中失真最小。

③实施P的内容启动P的进程。

(3)关于CC即Check,检查,测偏,纠偏,也就是实施管理中的控制职能。P开始实施后,管理干部要及时检查行动实施过 程和阶段性结果,对比其与P的差别;根据差别及时纠正行动偏差或对实施行为做出调整。以确保P的主要目标的实现。只有对D进行密切跟踪,进行不断的测偏、纠偏和调整,才能保证实施行为D能基本达成P目标的要求。

(4)关于 A A即Action,处置;总结,改进。一个P实施完成后,管理干部需要对该实施过程进行总结。吸取失败的教训,固化成功的经验,设计出改进的新方案。A的本质是为新的P提供素材和方法。A是管理的重要职能。是构成管理的两个轮子中的一个。实施A的几个重要原则:

①对失误的“三不放过”处理是改进的重要契机 本部门、本组织单元内发生失误事件时,要本着“原因 没查到不放过、当事人没受到教育不放过、改正措施没落 实不放过”的三不放过原则进行处理,我们就会“吃一堑,长一智”,举一反三,把坏事变成好事,避免犯类似的错 误。否则我们肯定会成为在同一个地方摔两跤或更多跤的笨蛋。

②因果图是分析查找原因的有用工具管理人员应该善于利用这一工具;原因分析要一直分析到是事因可用可操作、可实施的行为来消除时,才算找到了真正的原因。

案例 1 袋装粉剂包装箱中缺袋 

案例 2 退货率高

③使用QC、IE、VE等目标评审法是实施主动改进的有效手段可类推至使用安全、环保评审改进生产管理工作。可类推至使用“安全、优价、低耗、高速、高效、持续” 等六方营销管理目标评审法,改进营销工作。

④改进的方案同样需要通过培训教育才能转化为部属的行为。

4  管理干部应具备的能力 

有了管理的意与识不等于就可以作好管理了,熟读兵书的马谡和纸上谈兵的赵括,就是志大识广却不具备去实践志与识的能力而兵败身亡的。管理干部应具备下列能力:

①对事务和人的认识、理解和把握能力对部属的工作一定程度的认识、理解和把握;对各部属的德与才有深刻的认识和把握;对各部属之间的工作应如何组合,本部门的资源应如何配置才能获得最佳的整体效益深刻的认识和把握。这三个把握是作好计划和组织的基础,没有这三个把握 的计划和组织就是瞎指挥,就是纸上谈兵。要想做到这三个把握,就要潜心下来研究部属工作的特点和其本身的特点,即研究战术问题;潜心下来研究部门内工作的规律即研究战略问题;研究包括实践、观察、分析、总结和学习。常听一些对管理一知半解的人说“管理只要会用人就行了”,凭什么让你去用别人而不是别人用你呢?没有对所管理事务的深刻理解认识和把握,管理干部就会瞎指挥或 变成玩弄权术的搞“人事”的人,而非做事的人。管理干部必须首先是一个会兢兢业业做事的人,是一个能帮助部 属做事的人。正因为他对所负责的事有深刻的认识和把握,所以他是一个有坚定主见的人,不会向众人人性中所带的惰性和短见屈服,他应是一个能带领部属从重重迷雾中走出的领导者,而不是众人的跟屁虫和传声筒。只有能够驾御全局的帅才才有资格讲授权,否则授权只能是管理干部无能的托词或是不负责任的弃权。

②沟通能力P和A要通过教育和培训才会变成部属的行动。要对部属进行培训和教育就要有与人沟通的能力,这是管理干部应具备的基本能力。它包括:

(a)与人交谈表达自己思想,说服别人的能力;

(b)会场上演讲,表达思想,宣传主张的能力;

(c)文本化能力。即将自己想宣传和告诉别人的思想能够用文字完整流畅地表达出来。能够将自己想的都完整,不失真地表达出来;表达的方式适合部属理解和接受。

③建立良好人际关系的能力管理干部应能在自己周围建立起良好的人际关系,最基本的要能使部属、同事和上级不故意给自己使坏;再好一点的要使部属、同事和上级乐于看到你成功,并且在帮助你成功只需举手之劳时乐于一助;最好的境界就是能使部属、同事和上级在你成功需要帮助时,他们即使需要付出很大的努力也要鼎力相助。一个人的成功需要上级给你机会,同事帮助你,下级支 持你,需要良好的人场。良好的人际关系使沟通易于进行,使P和A的内容得以完 整的贯彻和执行。人际关系取决于你自己的行为。一般情况下,周围大部分的人怎么对待你是你怎么对待别人的一面镜子,良好的人际关系需要一个管理干部在个人品德上要有下列素质:

(a)尊重他人;与人为善,乐于助人,施恩不图报;

(b)不争功,不委过;做事时,进不求名,退不避罪。在可享受名利的机遇同 等的情况下,不与同事和部属争名争利。在应该承担责任承受艰苦的机遇相等的情况下不向同事和部属推委责任。不居功,有功不夸耀;肯自省、自责,肯进行自我批评。

(c)以感恩之心对待所有帮助过自己的人,有一种滴水之恩当涌泉相报感恩心理;

(d)对部属上级和同事诚信;诚就是不欺,信就是承诺的必然做到;

(e)在部门间协作时,先人后己,不斤斤计较个人的利益。把方便让给别人,把困难留给自己;部门间协作时,不论实际情况如何,都可以找出一万条理由推委其他部门请求的合作或支持项目。但如果接受别的部门的请求后,通常总会有办法赶出自己部门被搁置的工作的。

(f)真诚地把部属和同事当成共同奋斗的同志。

《尉缭子》中有“竭人之力不责己礼,乞人之死不索己 尊”的论述;历史上有战不旋踵的典故;《六韬》中亦有为将之应“雨不张盖。暑不操扇,军未炊而不言饥,军井未掘而不言渴”等官兵共苦同甘,激励士气的论述。近代史又有共产党的军队依靠官兵平等,在极端艰苦的条件下保持高昂士气和斗志,打败装备处绝对优势地位的国民党军队的史实。历史告诉了我们管理干部的影响力的源泉。浅薄的人讥讽这是虚伪和利用,他们不知道那些为将为帅付出那么大的代价又是为谁所利用?无论是士兵还是将帅都在为自己的理想而奋斗,他们是同志,他们是共同理想的实践者。 英特尔公司的首席执行官葛鲁夫占用与员工一样大的格子间。专栏作家采访他,讥讽他虚伪时,他却回答说他这样作的理由是不想让权利放大,给员工造成心理压力,以便更好地与员工进行交流。这正是《老子》的“处上而民 不重”为官之道。所以官兵平等并不仅是东方人的激励士气之道,西方也是如此。管理干部必须有良好的个人品德,才能承担起部门和组织单元的重任。《周易》中讲的“地势坤,君子以厚德载万物”就是这个意思。 那种贪天之功据为己有,或者有一点小小的功劳就翘尾 巴的人;得志就猖狂、就踩豁别人、就瞧不起别人的人,把困难和责任都推给别人的人,忘恩负义的人,假话大话连篇的人,你愿意与这样的人为友吗?你愿意看到他成功 吗?你愿意帮助他成功吗?三国演义中有个人物叫吕布,武艺高强,刘关张三人轮战都打他不过,但此人品德不好,先收贿赂杀义父丁原而认董卓为义父,后又为女色杀义父董卓。后来在白门楼被 曹操俘获后又要求投曹操,但曹操被刘备提醒,害怕招致丁原董卓同样的下场而杀了吕布,就这样一个武艺盖世的英雄,因为品德不好,早早命尚黄泉。

④勇敢并坚持原则对于损害组织利益的行为疾恶如仇,不和稀泥,不明则保身;能够挺身而出进行斗争,坚决地捍卫公司利益。那种讨好邪恶势力,在邪恶势力面前缩头缩脑的人是作不了管理干部的。

5  结语 

管理是门博大精深的学问,大到可以用来治国平天下;小到可以用来养鸡养鸭。管理既是一门科学,又是一门艺术,需要你去学习、体悟。本文为你提供了一个学习管理入门时应掌握的要点。想指望培训这几天,就一下提高多少是不可能的,我们希望能通过我们这次培训,把每个管理人员,特别是管理干部的内心的发动机点起火来,将大家学习和改进管理的活力激发出来,开启建设学习型团队的大门。其实开阔视野,启迪思维的最廉价,最实惠的培训就是读书,读报,读杂志,看电视。在这些媒体上,我们可以 聆听到国内外一流的名人专家的思想和工作方法,可以与他们进行心灵的交流。所以本次培训之后我们,推荐了一批书给大家,还推荐了一些杂志,自己去订阅或购买。希望能通过这次培训,在我们内心“唤醒管理意识,学习改善能力”,这是公司对每个管理人员,特别是管理干部的要求。

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